Tutto quello che c'è da sapere sul Gestionale

La guida segue, gruppo per gruppo, lo stesso menu che trovi nel gestionale sul lato sinistro dello schermo (o dietro il pulsante ☰ se sei da telefono). Puoi leggerla in ordine come un manuale, oppure usare la ricerca in alto nel menu per saltare dritto all'argomento che ti interessa — prova a scrivere ad esempio firma o fattura.

Lungo il testo trovi tre tipi di riquadri:

Vedrai anche un'etichetta Solo Titolare accanto alle sezioni che un Capo Cantiere non vede nel proprio menu: ne parliamo subito alla sezione 1.3.

Sono i due termini più importanti di tutto il gestionale, e anche i più facili da scambiare tra loro perché nel linguaggio di tutti i giorni si usano come sinonimi. Nel gestionale invece indicano due cose diverse e collegate.

Esempio pratico: il cantiere "Villa Bianchi" resta sempre lo stesso, ma nel tempo puoi aprirci sopra la commessa "Potatura primaverile 2026", poi mesi dopo la commessa "Sistemazione aiuole autunno" — stesso posto, lavori diversi, ognuno con il proprio preventivo e la propria fattura.

Il gestionale distingue due tipi di persona che possono accedere: il Titolare (chi manda avanti l'azienda) e il Capo Cantiere (chi lavora sul campo). Servono ad avere ognuno solo quello che gli serve davvero, senza far vedere agli operai numeri e margini che non li riguardano.

In pratica un Capo Cantiere, aprendo il gestionale, vede solo le commesse a lui assegnate (senza importi, preventivi o margini) e può concentrarsi su una cosa: compilare i rapportini di quello che ha fatto. Solo il Titolare può creare nuovi Capi Cantiere e assegnare loro le commesse, dalla sezione Utenti.

Ci sono due modi per entrare, a seconda del ruolo:

• Email e password — il modo classico, usato di norma dal Titolare da computer o tablet in ufficio.
• PIN rapido — pensato per il Capo Cantiere da telefono: un codice numerico più veloce da digitare con le mani infangate rispetto a una password intera. Il PIN viene generato automaticamente quando il Titolare crea l'account (vedi 8.2) e può essere rigenerato in qualsiasi momento.

La prima schermata che vedi entrando: una fotografia veloce di come va l'azienda in questo momento.

Il Titolare trova qui: clienti totali, commesse totali/attive/completate, fatturato del mese, le commesse in scadenza nei prossimi 7 giorni, i preventivi ancora in attesa di risposta, i 3 clienti che fatturano di più, e avvisi automatici quando una manutenzione o un contratto a monte ore si sta esaurendo. In basso, la lista delle commesse attive e i tasti rapidi per creare un nuovo Cliente, una nuova Commessa o un nuovo Rapportino.

Il Capo Cantiere vede invece una versione essenziale, senza numeri economici: solo le proprie commesse assegnate e quanti rapportini ha compilato questa settimana.

Una vista mensile (o settimanale) di tutto quello che è pianificato.

• Le commesse pianificate, colorate secondo lo stato del lavoro.
• Un'icona quando per quel giorno esiste già un rapportino compilato.
• Promemoria delle manutenzioni ricorrenti in scadenza.
• Ferie e assenze degli operai, colorate per tipo.

Il pulsante Riprogramma ("giorno di pioggia") serve per i giorni in cui il maltempo blocca tutto: sposta in blocco tutte le commesse non ancora concluse da una data a un'altra, mostrando prima un'anteprima ("Verifica") di cosa verrà spostato, così puoi controllare prima di confermare.

Il diario di lavoro giornaliero — probabilmente la schermata che aprirai più spesso di tutte, direttamente da cantiere.

Per ogni intervento registri chi e cosa ha lavorato:

• Operai, con le ore fatte da ciascuno.
• Mezzi e attrezzature usati, a ore o a giornate.
• Materiali impiegati, con quantità — il gestionale controlla da solo che ci sia abbastanza scorta a magazzino e blocca il salvataggio se un materiale è finito.
• Lavori a corpo dal Listino Lavori (es. "Potatura siepe — forfait").

Puoi compilare un rapportino per più commesse dello stesso giorno in un colpo solo (modalità multi-cantiere), utile se in giornata giri tra più clienti. Il gestionale calcola da solo i totali, sia il costo interno che l'importo verso il cliente.

Firma del cliente

Puoi far firmare il cliente direttamente sullo schermo del telefono o tablet che hai in mano al termine del lavoro — non è un link che gli si manda da inviare più tardi, ma una firma raccolta lì, sul posto, su un riquadro dedicato.

Stampa e invio

Da ogni rapportino puoi: stampare il PDF, inviarlo per Email o per WhatsApp (link precompilato, pronto da mandare). Puoi scegliere tra due versioni: vista cliente con i soli importi verso il cliente, oppure vista interna con anche i costi reali — comoda per un controllo interno, non da mandare al cliente.

Quando manca la connessione

Se sei in un giardino senza campo e compili comunque il rapportino, non perdi nulla: il gestionale lo mette in coda sul dispositivo e te lo segnala con un avviso in alto. Appena torna la connessione, si invia da solo. Il funzionamento completo è spiegato alla sezione 9.2.

L'anagrafica dei luoghi di lavoro: nome del cantiere, cliente collegato, indirizzo.

Da qui vedi in un colpo d'occhio tutte le commesse aperte nel tempo su quel cantiere, e puoi aprirne una nuova direttamente da questa scheda — utile quando un cliente storico ti richiama per un nuovo lavoro sullo stesso giardino.

Il cuore operativo del gestionale: il singolo lavoro, dal preventivo alla fattura.

Ogni commessa ha uno stato (da iniziare, in corso, completato, sospeso), le sue date di inizio e fine, e opzionalmente un sovrapprezzo specifico che sostituisce quello generale (impostato in Impostazioni) solo per i rapportini di quella commessa.

Preventivo

Righe di descrizione/quantità/prezzo/IVA con calcolo automatico di totale e sconto. Lo stato del preventivo (bozza, inviato, accettato, rifiutato, scaduto) si aggiorna man mano, e puoi stamparlo in PDF o inviarlo per Email/WhatsApp — con link WhatsApp valido 72 ore.

Andamento economico

Preventivato, incassato, da incassare, costi reali (operai, mezzi, materiali usati nei rapportini), margine e utile — tutto calcolato da solo mano a mano che registri i rapportini e i pagamenti ricevuti (data, importo, acconto/saldo/parziale, metodo).

Extra e fuori preventivo

I lavori richiesti "sul momento", non previsti a preventivo, si registrano qui separatamente — così restano tracciati e pronti per finire in fattura senza dimenticarli (vedi 7.1).

Privati o aziende, con tutti i dati che servono anche per la fatturazione elettronica (P.IVA, codice fiscale, codice SDI). L'elenco ha ricerca e filtri per tipo e città.

Utile se arrivi da un foglio Excel con la tua lista clienti: scarica il modello, compilalo con lo stesso formato, importalo in un colpo solo. Se inserisci un'email già usata da un altro cliente, il gestionale te lo segnala subito.

L'anagrafica di chi ti rifornisce materiali o dove conferisci il verde di scarto (impianti di smaltimento) — questi ultimi si richiamano anche dal Registro Rifiuti.

Una pagina unica con cinque sezioni: tutto quello che serve per far quadrare i conti di un rapportino.

Operai

Costo orario di ognuno e, se serve, un prezzo diverso da mostrare al cliente. Se lasci vuoto il prezzo cliente, il gestionale lo calcola da solo (costo + sovrapprezzo di default, vedi Impostazioni).

Mezzi e Attrezzature

Targa, tipo, costo orario o giornaliero e relativo prezzo verso il cliente.

Materiali

Nome, unità di misura, prezzo, quantità a magazzino con una soglia minima sotto la quale compare un avviso Scorta bassa o Esaurito.

Listino Lavori

Voci a prezzo fisso e riutilizzabili — es. "Potatura siepe, forfait" — da richiamare nei rapportini insieme a operai, mezzi e materiali, per i lavori che fatturi sempre a corpo.

Ferie e Assenze

Registra le assenze di un operaio (ferie, malattia, permesso, altro) su un intervallo di date. Servono a due cose: evitare di assegnare per sbaglio in un rapportino un operaio che quel giorno non c'è, e mostrare le assenze nel Calendario.

Per i clienti che hanno un contratto di manutenzione periodica: imposti una volta il nome, la frequenza (ogni tot giorni/settimane/mesi) e quanti giorni prima vuoi un promemoria. Il gestionale calcola da solo la prossima scadenza e lo stato (OK, in scadenza, scaduta). Quando esegui l'intervento, un tasto Segna eseguita ricalcola in automatico la scadenza successiva.

Per i clienti che pagano in anticipo un pacchetto di ore, invece di una tariffa a intervento. Il pacchetto può essere una tantum (fisso, con scadenza opzionale) oppure ricorrente (si rinnova automaticamente a ogni periodo). Una barra mostra quante ore sono già state consumate — calcolate da sole man mano che registri i rapportini — e il gestionale avvisa quando il pacchetto si sta esaurendo, in base a una soglia che imposti tu.

Due registri che la legge richiede di tenere, pronti per un'eventuale ispezione.

Registro Trattamenti Fitosanitari

Data, cliente/commessa, prodotto usato, principio attivo, numero di registrazione, quantità o superficie trattata, chi ha eseguito il trattamento e il suo numero di patentino, condizioni meteo.

Registro Rifiuti Verdi

Data, tipo di operazione (carico/scarico), codice CER, descrizione, quantità, impianto di conferimento e numero di formulario (FIR).

Elenco filtrabile per anno, mese, commessa o stato. Ogni fattura si può popolare in tre modi:

1. A mano, riga per riga.
2. Importa da Preventivo — copia in automatico le righe del preventivo già fatto per quella commessa.
3. Rapportini e Voci Extra — un pannello che elenca i rapportini e i lavori "fuori preventivo" di quella commessa: spunti quelli da fatturare e diventano righe fattura da soli. Una voce già usata in un'altra fattura risulta disattivata, così non rischi di fatturarla due volte.

Pagamenti e solleciti

Ogni fattura mostra un'etichetta con lo stato del pagamento. Se una fattura scade e non risulta pagata, puoi mandare un sollecito manuale in ogni momento, oppure attivare in Impostazioni → Automazioni l'invio automatico dopo un certo numero di giorni di ritardo — scegliendo se avvisare il cliente, te stesso, o entrambi.

I costi che non riguardano una singola commessa — carburante, assicurazioni, e simili. Tre schede: Elenco Spese (filtrabile per anno/mese), Categorie (per organizzarle con un colore proprio) e Riepilogo (totale annuo, media mensile, ripartizione per categoria).

La vista finanziaria d'insieme per anno: entrate (i pagamenti incassati), uscite (costi commesse + spese generali), margine finale, con dettaglio mese per mese. Esportabile in CSV — comodo da girare al commercialista.

Una lettura più analitica dell'andamento: margine totale, percentuale di preventivi accettati, tempo medio di completamento lavori, andamento fatturato/costi/margine mese per mese, confronto con l'anno precedente, classifica dei mezzi più usati e margine per singola commessa — esportabile in Excel.

Il riepilogo ore pensato per le buste paga: filtra per anno, mese e operaio, e ottieni giorni lavorati, ore totali, numero di rapportini e costo, con il dettaglio giorno per giorno. Esportabile in Excel.

Una tantum, all'inizio: qui si imposta come si presenta la tua azienda su ogni documento.

• Logo e Identità Visiva — logo, firma/timbro per i PDF, colori usati sia nell'app che nei documenti.
• Dati Aziendali — ragione sociale, indirizzo, contatti.
• Dati Fiscali — P.IVA, codice fiscale, codice SDI, IBAN.
• Configurazione Documenti — IVA predefinita, regime fiscale, validità dei preventivi in giorni, il sovrapprezzo di default (quanto aggiungere al costo per ottenere il prezzo cliente), condizioni di pagamento standard.
• Automazioni — solleciti di pagamento automatici (vedi 7.1) e richiesta automatica di recensione Google dopo il completamento di una commessa.
• Esporta Dati — backup dei tuoi dati in CSV o JSON, quando vuoi.

Da qui crei gli accessi per i tuoi Capi Cantiere (il numero massimo dipende dal tuo abbonamento — puoi vedere quanti ne hai usati e, se serve, acquistarne altri). Per ognuno inserisci nome, email e telefono: password e PIN di accesso vengono generati automaticamente, e puoi scegliere di inviargli subito una email di benvenuto con le credenziali.

Da qui gestisci anche le assegnazioni: quali commesse attive vede quel Capo Cantiere, con lo storico di chi ha lavorato dove. Se un collaboratore smette di lavorare con te, puoi disabilitarlo dalla "Zona pericolosa": i suoi dati e lo storico restano, ma non potrà più accedere.

Il gestionale si può installare sul telefono come una vera app, senza passare dagli store: parte più velocemente e ha due scorciatoie dirette — "Nuovo Rapportino" e "Commesse" — dall'icona sulla schermata Home.

Pensato apposta per chi lavora in giardini, boschi e cortili dove il campo va e viene.

1. Compili un rapportino normalmente, anche senza connessione o con la connessione che cade a metà.
2. Il gestionale se ne accorge da solo e lo salva sul dispositivo, senza far perdere nulla di quello che hai scritto. Compare un avviso: "N rapportini in attesa di sincronizzazione", con un tasto Sincronizza ora.
3. Appena il telefono torna online, i rapportini in coda partono da soli — non serve fare nulla.
4. Se qualcosa va storto (ad esempio la sessione è scaduta durante un weekend senza rete), il gestionale prova prima a rinnovarla in automatico; se non riesce, ti chiede semplicemente di rifare l'accesso — i dati compilati restano comunque salvati.

Se invece è l'intera pagina a non riuscire a caricarsi per mancanza di rete, vedrai una schermata dedicata "Sei Offline" con qualche consiglio pratico: si ricarica da sola non appena la connessione torna disponibile.

Terminologia

Rapportini e uso in cantiere

Ruoli e permessi

Fatturazione e pagamenti

App e telefono